Una breve riflessione iniziale sulla natura e sulla portata dell'evoluzione dei mezzi di scrittura va fatta non tanto per abitudine a storicizzare o, ancor meno, per creare una graduatoria di livello degli strumenti presi in esame, quanto per richiamare l'attenzione sulle diverse specificità dei mezzi ora a disposizione di chi deve redigere o trascrivere testi in funzione delle reali esigenze di lavoro.

L'esigenza primaria di conservazione, di archiviazione e soprattutto di una presentazione dei testi non più manoscritta ma il più possibile vicina all'estetica del foglio stampato porta alla creazione e alla introduzione nei contesti professionali e negli uffici della macchina per scrivere meccanica. Con questo mezzo, la professionalità della dattilografa si fonda su correttezza, attenzione, precisione, velocità nel dattilografare testi scritti e corretti a mano.

Una volta dattiloscritto, il testo non si può correggere né cancellare. Pertanto deve essere interamente e compiutamente definito prima di essere dattiloscritto. Ne consegue che, in considerazione anche del lungo lavoro di digitazione, per evitare inutili copiature gli autori sono tenuti ad una redazione precisa e definitiva che limiti l'eventuale correzione solo alla cancellazione e alla riscrittura di un carattere o alla sostituzione di una parola possibilmente della stessa lunghezza di quella soppressa in modo da poterla inserire nello spazio rimasto vuoto. E' compito della dattilografa pensare spazi, avere occhio per gli allineamenti, prevedere l'ingombro di una frase.

Una notevole innovazione è determinata dall'introduzione negli uffici della fotocopiatrice che libera la dattilografa dalla carta carbone, consentendo inoltre qualche fotomontaggio limitato all'introduzione di inserti come grafici, tabelle ecc.. L'esigenza dell'estetica del testo e di rapidi rifacimenti e rielaborazioni successivamente porta la tecnologia a creare macchine elettromeccaniche in grado di effettuare nuove funzioni e di conseguenza nuove modalità di intervento sul testo per migliorare gli effetti di stampa e di impaginazione come la spaziatura proporzionale, il cambio di caratteri, la correzione degli errori ed altre funzioni minori essenzialmente legate al miglioramento estetico del dattiloscritto,

L'avvento dell'elettronica infine apre la strada alla memorizzazione dei dati con possibilità di rielaborazione successiva sia sul piano estetico che della revisione. Si tratta comunque di macchine costose e per professionalità esperte e comunque adatte per piccole revisioni durante la battitura in quanto non consentono di vedere il testo e di farlo scorrere sul video ma soltanto di vedere e correggere una riga per volta; consentono, invece revisioni più consistenti dopo la prima stampa e grazie alla conservazione in memoria del testo non sono necessarie ribattiture successive.

Lo sviluppo delle tecnologie di scrittura è però sempre stato condizionato pesantemente dall'evoluzione dei meccanismi di stampa: inizialmente si utilizzano meccanismi a barre con i caratteri di stampa ed un carrello mobile che trascina la carta nelle successive posizioni di stampa.

Un passo notevole è costituito dall'introduzione della pallina dì stampa che consente la scelta del tipo di carattere (font) e, soprattutto, l'inversione del movimento tra l'organo di stampa (la pallina) e l'organo di trascinamento della carta (il rullo) con conseguente maggiore velocità. Successivamente la testina a getto di inchiostro permette la stampa silenziosa e a colori mentre con la stampante a laser, dove il meccanismo di stampa è sostituito da organi non in movimento, si raggiungono velocità elevatissime.

Le punte più avanzate dell'office automation hanno reso attuale quello che fino a poco tempo fa si considerava l'ufficio del futuro caratterizzato da una struttura centrale ad altissima concentrazione tecnologica e da una serie di stazioni periferiche che oggi si collocano ancora nell'azienda ma che sono i prodromi del telelavoro; perché questo si possa sviluppare su scala industriale è necessario che si realizzi una maggiore modularità e standardizzazione tra i vari componenti; è oggi oggetto di studi la ricerca di standard di fasatura che consentano alle diverse tecnologie di colloquiare tra di loro e di adattarsi alle differenti esigenze dell'utente dopo di che si assisterà presumibilmente ad una impennata della diffusione dell’office automation e alla ricerca di professionalità in grado di produrre, trattare, trasmettere testi secondo le più aggiornate tecnologie.